Jakub Franc (GoodData): Ideální a zároveň univerzální model kanceláře neexistuje

Letošní rok by měl být z pohledu nových kanceláří jeden z nejsilnějších za poslední dekádu. Podle konzultantů stoupá poptávka po nových prostorech konstantně již od roku 2012. Spolu s tím rostou i nároky na to, jak by měly současné kanceláře vypadat. Do jejich designu promlouvají i psychologové.

Na úvod tři čísla: 190 000, 71 a 13. Letos by se nabídka kancelářských prostor jen v metropoli měla rozrůst o téměř 200 tisíc nových čtverečních metrů. Podle průzkumu publikovaného nedávno společností CEEC Research očekává v roce 2018 růst cen nájemného kanceláří 71 procent developerů. A nájemné by se mohlo vyšplhat v meziročním srovnání o 13 Kč na 549­ Kč za metr čtvereční za měsíc.

V době rekordně nízké nezaměstnanosti jsou moderní a designové kanceláře často využívány jako jeden z nástrojů v boji o nové zaměstnance. „Lidé v IT jsou vybíraví a mají jinak postavené hodnoty. Nejde jim jenom o plat, ale také zohledňují další aspekty svého života. Právě dobrá nebo něčím výjimečná kancelář hodně pomáhá při najímání lidí,“ potvrzuje enviromentální psycholog Jakub Franc, který se profesně zabývá mimo jiné tím, jak se lidé orientují a pohybují v administrativních budovách.

Podle France by management firmy měl návrh nových pracovních prostor přenechat odborníkům. Ptát se zaměstnanců, co by chtěli, je prý zbytečné. „Lidé neumí dobře popsat, co dělají, co chtějí a potřebují. Představte si, že vám řeknou, že chtějí v kanceláři raději koberec než lino. Jenže proč? Je to kvůli tomu, že mají rádi koberce, nebo jim současná kancelář jen připadá příliš hlučná a chtějí ji ztlumit?“ ptá se Franc.

Jako jedna z možností, jak měřit kvalitu v kancelářském prostředí především s ohledem na zdraví zaměstnanců, se v posledních letech prosazuje mezinárodní certifikát WELL. V současné době toto prestižní hodnocení získalo po celém světě méně než sto budov. Brzy by ale na seznam měly přibýt první projekty také z Česka.

Aktuálně pracujete – a vlastně i v minulosti jste pracoval – pro technologickou firmu. Ty jsou obecně vnímány jako vzor, který udává trendy, jak mají moderní kanceláře vypadat. Ať to jsou startupy, nebo giganti jako Microsoft či Amazon, všechny se chlubí „cool“ kancelářemi. Proč v tak velké míře inovují právě technologické firmy? Proč to nejsou banky, pojišťovny nebo telekomunikační operátoři?

Lidé v IT jsou vybíraví a mají jinak postavené hodnoty. Nejde jim jenom o plat, ale zohledňují také další aspekty svého života. A právě dobrá nebo něčím výjimečná kancelář hodně pomáhá při najímání lidí.
U technologických firem je velmi omezený pracovní trh s talentem a zároveň jednotliví lidé přinášejí vysokou hodnotu do fungování daného byznysu. Banka jede v zajetých kolejích, ale v IT když rok nebo dva zaspíte, je s vámi konec.
Proto technologické firmy v poslední době tak často pořádají různé meetupy nebo setkání profesionálních komunit přímo ve svých kancelářích, aby se jimi mohly pochlubit.

Je to tedy primárně jeden z těch tzv. soft benefitů v přetahované o nové zaměstnance?

Ano, ale zároveň je to dané i povahou celého oboru, který je zaměřený na inovace. IT firmy se snaží hledat cesty, jak dělat věci jinak. Tohle se pak promítá do všech oblastí. Naproti tomu banka je prostě konzervativní instituce. Nejsem si jistý, že bych ocenil, kdyby můj bankéř jezdil mezi patry na klouzačce… I mezi bankami jsou ale výjimky, které se svým brandem profilují jiným směrem. Brand není pouze o tom, jak firma navenek vypadá, ale i jaké má vnitřní hodnoty, nebo dokonce o tom, jaké vůně vybírá do svých obchodů.

Kancelářský parfém

Když jste zmínil vůně, není to v kancelářích opomíjený smyslový vjem? Často se řeší množství světla nebo vhodné barvy do interiéru, přitom čichové receptory jsou taky významné…

Jsou firmy, které se tím zabývají už desítky let. S vůněmi se pracuje hlavně v obchodech a při balení zboží, aby se vám uvolnila nějaká zajímavá vůně ve chvíli, kdy si doma rozbalíte zakoupený produkt. Četl jsem o snahách namíchat nějaký univerzální parfém pro kancelářské prostory, který redukuje vnímání stresu nebo způsobí, že jsou lidé soustředěnější a mají větší ochotu pomáhat. Nechci říct, že jsem vůči tomu úplně skeptický, ale říkám si, že kdyby tomu tak opravdu bylo, byly by přeci takové vůně nainstalovány v každé kanceláři. Je to ale složité, protože každému voní něco jiného. Americká armáda dokonce v minulosti vyvíjela smradlavou bombu. Chtěli lidi vyřadit tím, že někam vrhnou páchnoucí směs, ale nenašli jediný pach, který by odpuzoval úplně všechny.

Pojďme zpátky do kanceláří. Jak jste to měl vy osobně? Když jste nastupoval do startupu GoodData, zvažoval jste taky, jak vypadá interiér karlínského officu?

Ne, u mě to nehrálo roli. Mě firma fakt zaujala jinými věcmi. Ve zdejší kanceláři jsem byl prvně až ve chvíli, kdy jsem šel podepsat smlouvu.

A zpětně po téměř dvouletém působení v této firmě, je tady pro vás něco unikátního, co jste v jiných kancelářích nezažil nebo nenašel?

Pracujeme v open spacech, které nevnímám jako úplně šťastné, ale firma zároveň dává lidem určitý pocit soukromí. Je tu dostatek zasedaček, je tu možnost někam zalézt. Po zemi jsou poházené bean bagy, do kterých si může člověk sednout s počítačem, když už nechce být u stolu.
Máme tady zároveň místa, která umožňují zaměstnancům personalizaci společného prostoru. Po stěnách jsou tabule nebo malby, které můžou domalovávat. Celkově mi naše kancelář připadá hravá a velmi neformální, což podle mě odráží to, jaká firma je.

Jakub Franc, GoodData. Foto: Jan Rasch

Ostatně během našeho setkání vám za zády už dvakrát projel kolega na koloběžce. To je normální?

Připadá mi to právě vtipné. Koloběžky jsou tady tak trochu nutností, pokud se chcete rychle přesouvat z jednoho konce kanceláře na druhý, protože sídlíme v budově, která je dlouhá. Jízda na koloběžce vám ušetří několik minut času. Dvě chodby se tu spojují ve velmi ostrém úhlu, takže jsme do něj dokonce museli nechat nainstalovat vypouklé zrcadlo jako na dopravních křižovatkách, aby se tu kolegové nesráželi.

Lidé se u nás ztrácejí

Administrativní budova Danube House, ve které sídlíte, je zvláštní také svým atypickým půdorysem ve tvaru trojúhelníku. Promítá se to podle vás do vnímání vnitřního prostoru?

Velmi těžce se tady vytváří mentální model prostředí, lidé se uvnitř ztrácejí. Proto máme na stěnách nakreslené navigační čáry, neboť jako lidé jsme přirozeně zvyklí na pravoúhlý, pravidelný nebo gridový systém. Nově příchozímu chvíli trvá, než si navykne na zdejší odlišnosti.

A není z tohoto pohledu ta budova vlastně navržená špatně?

Čitelnost budov a schopnost se v nich vyznat, to jsou velká témata, kterými se zabývá environmentální psychologie. Jsou popsané určité principy, které můžou fungovat jako vodítka. Tím, že známe kousek budovy, můžeme odhadnout, jak bude vypadat další část. Což u nás nefunguje. Na druhou stranu si nemyslím, že by firmu tak bolelo, když se tu nováček několikrát ztratí. Zároveň nepravidelný tvar nám přináší estetickou výhodu – máme v kancelářích hodně oken.

Vy jste se ostatně pohybem lidí v budovách zabýval i ve své doktorandské práci, kdy jste zkoumal psychologické aspekty navigace slepých lidí. Jak jste se k tomu tématu dostal?

Vždycky mě bavilo propojovat digitální svět s tím fyzickým. Navíc jsem se ve své práci snažil hledat nějaký přesah, aby v ní byl i nějaký sociální aspekt. Skrze svou bývalou práci jsem se dostal k výzkumnému projektu Naviterier na ČVUT. Jako psychologovi mi připadalo hodně zajímavé, že nevidomý člověk má úplně jiný způsob, jak se naviguje a jak si vytváří mentální model prostředí, používá úplně jiné kognitivní strategie.

VIDEO: Ukázka fungování aplikace Naviterier

Zdroj: YouTube.com

Zkusíte mi to jako laikovi trochu víc přiblížit?

Zjednodušeně se dá říct, že když se pohybuju po nějaké složitější budově a potřebuju se zorientovat, použiju přehledovou strategii neboli pohled z ptačí perspektivy. Na základě toho odvodím, kde jsem, a vztah mezi jednotlivými místy, které jsem prošel, vnímám úplně jinak. Nevidomí používají jiné strategie, nejčastěji sekvenční. Jak člověk postupuje budovou, zapamatovává si trasu podle jiných vodítek než my. Mnohem důležitější jsou pro něj taktilní (dotykové či hmatové, pozn. red.) a zvukové podněty.

U okna jen za odměnu

Existuje podle vás něco jako univerzální ideální model kanceláře, který vyhovuje všem?

Rozhodně ne. Podívejte se na to z pohledu managementu firmy, který řeší, jak mají nové prostory vypadat. Potřebuje, aby spolu lidé hodně mluvili? Aby se soustředili na nějaké kognitivní úkoly? Potřebuje, aby nad nimi byla supervize? Nebo naopak chce, aby vedení lidí bylo více demokratické? Je firma hierarchická, nebo se její struktura smršťuje?
Od toho se odvíjí to, jak je možné navrhnout rozmístění jednotlivých kanceláří. Jestli v nich umožním lidem fungovat v nějakých uzavřených jednotkách, nebo je všechny naženu do obřího open spacu…

Nebo zda i v open spacech budou mít možnost vytvořit si svůj vlastní mikrosvět…

Podívejte se po našem officu – každý má svůj stůl. Někdo na něm má rostlinu, někdo fotky dětí, někdo pistoli Nerf na pěnové náboje, někdo má stůl hezky uklizený, někdo ho má hůř uklizený. Když se designuje nějaký společný prostor, je důležité, aby tam každý člověk měl možnost vytvořit si ostrůvek vlastního soukromí a mohl si svůj pracovní prostor personalizovat. Pracovní místo patří mezi takzvaná sekundární teritoria, takže musíme brát v úvahu i naší teritorialitu. To je něco, co jsme zdědili a nelze před tím zavírat oči.
Opět zde neplatí univerzální recept – každý jednotlivec, a dokonce každá generace má jinou potřebu a jiné způsoby, jak hájit své teritorium.
Setkal jsem se s firmami, které neumožňovaly pracovní prostor personalizovat. Je pochopitelné, že někdy to není možné, protože za zaměstnanci chodí ke stolu klienti. Někdy je zase design budovy vnímán tak unikátně, že by ho cokoli osobního mohlo narušit. Tohle jsou věci, které by se měly rozhodnout ještě dříve, než se nová kancelář začne designovat.

Jakub Franc, GoodData. Foto: Jan Rasch

V dopravních prostředcích jsou místa u oken podvědomě vnímána jako ta lepší. Funguje podle vás podobná hierarchizace i v kancelářích? Platí, že čím blíže k oknu, tím lepší místo? Je místo u okna benefitem?

Některé výzkumy prokázaly, že lidé, kteří sedí v blízkosti oken, a jsou tedy během pracovní doby vystaveni přirozenému slunečnímu světlu, vykazují vyšší produktivitu, větší pracovní spokojenost a nižší nemocnost.
Když jsem byl před několika roky na návštěvě v Microsoftu v Redmondu ve státě Washington, bylo tam sezení u okna podmíněno určitým počtem let strávených ve firmě. Například člověk mohl až po deseti letech sedět u okna. Byla to relativně statusová věc.

Proti statusovému vnímání míst u oken jde koncept tzv. hot deskingu, kdy si lidé ráno po příchodu do práce vyberou, kde budou ten den zrovna pracovat, aniž by měli stabilní pracovní místo. To je podle vás z hlediska psychologie člověka špatně?

Neřekl bych, že je to špatně. Určité potřeby lidí tím můžou trpět, ale je otázka, nakolik jsou dané potřeby pro konkrétní lidi v konkrétní situaci důležité. Naopak to může naplnit potřeby jiné, takže nejsem schopný posoudit, jestli je to dobře, nebo špatně. Potřeboval bych s těmi lidmi mluvit, pozorovat je a zapojit je, aby participovali na designu toho prostředí.

Nejen potřeby zaměstnanců, ale celé firmy

Pojďme to tedy vztáhnout na konkrétní příklad: velká firma se bude stěhovat do nových prostor. Jakým způsobem má vedení společnosti zapojit zaměstnance do návrhu kanceláří? Má všem rozdat dotazník a v něm se ptát, jestli chtějí radši koberec, nebo kulečníkový stůl?

Já bych od tohoto tu firmu odradil. U dotazníkových metod snadno dojdete do slepé uličky. Představte si, že vám lidé řeknou, že chtějí v kanceláři raději koberec než lino. Jenže proč? Je to kvůli tomu, že mají rádi koberce, nebo jim současná kancelář připadá příliš hlučná a chtějí ji ztlumit? Pokud ji tedy například chtějí ztlumit, jsou tu jiná a efektivnější řešení, ne nutně instalace koberce.
Už Margaret Meadová (americká kulturní antropoložka – pozn. red.) říkala, že lidé neumí dobře popsat, co dělají, co chtějí a co potřebují. My tyto poznatky musíme získávat nepřímo. Navíc návrh nových kanceláří není pouze o lidech, ale také o potřebách té firmy, která taky od lidí něco potřebuje, vidí, jakým způsobem bude fungovat v budoucnu a jakým způsobem se bude měnit její byznys.

A jak tedy zjistit detaily k novým prostorám?

Spíš než dotazník mezi zaměstnanci bych potřeboval lidi pozorovat, napřímo s nimi mluvit, zjišťovat, jaký typ práce dělají a co jsou jejich úkoly. Zajímalo by mě, jak tam fungují vztahy na pracovišti, jakým způsobem se vztahy a interakce mezi lidmi podílejí na celkové výkonnosti, kde to případně vázne, kde to naopak dobře funguje. Zajímala by mě jejich celková spokojenost, identifikace s firmou. Jdete hodně do hloubky a je to rozhodně práce pro psychologa.

Jakub Franc, GoodData. Foto: Jan Rasch

Firmám by se pak takový přístup měl vrátit v podobě vyšší výkonnosti zaměstnanců a vyšší efektivity práce?

Stavíte kancelářskou budovu, která by měla mít životnost 40 let. Pokud si vezmu náklady na platy a na celkový provoz budovy, tak podle jedné studie je pořizovací cena té stavby jen asi dvě až tři procenta z celkových nákladů, které firma za 40 let vynaloží. Ona dvě až tři procenta pak ale ovlivňují zbylé náklady. Můžete tedy trochu víc investovat do toho, že zjistíte, co budou lidé v nových kancelářích dělat a jaké jsou jejich potřeby, a umožníte naplnění těchto potřeb. Poté se vám to vrátí v podobě zvýšené produktivity, lidé zůstávají déle v práci, i když nemusejí, jsou méně nemocní, neodcházejí z práce…

Hledání firemního štěstí

Vystudoval jste kognitivní psychologii na Karlově univerzitě v Praze. Zároveň dodnes působíte jako psychoterapeut. Mělo by určité psychologické poradenství být jedním z benefitů, které by moderní firmy měly nabízet? 

Já jsem vlastně, aniž bych se do té role aktivně pasoval, u bývalých zaměstnavatelů fungoval tak trochu jako firemní psycholog. Takže ta poptávka tady je. Na druhou stranu pracuju v IT firmě, kde je spousta kolegů, kteří by takovou službu nevyhledávali, možná by je dokonce obtěžovala, takže bych ji nenabízel jako firemní benefit. Lidé by mohli mít obavu, jestli je zaručena diskrétnost. Navíc se mohou zařídit jinak. Na trhu je široká nabídka psychoterapeutických, poradenských, koučovacích nebo osobnost rozvíjejících služeb. Ztrácí se stigma, že někdo, kdo jde k psychoterapeutovi, je blázen, ale je to spíš vnímáno jako něco růstového, jako součást životního stylu.

S psychickou pohodou na pracovišti souvisí ještě funkce manažera štěstí (chief happiness officer), kterou mnohé firmy v posledních letech zřizují. Je to opravdu pozice, která může mít blahodárné účinky na kolektiv?

Je to role, která může být hodně přínosná, ale taky se v tom korporátním pojetí může zvrtnout. Souhlasím s tím, že spokojenost lidí je důležitá a že s ní souvisí i výkonnost nebo obecně performance zaměstnanců. Ale vztah mezi spokojeností a výkonností je poměrně složitý, není lineární. Když se podíváme na faktory, které ovlivňují to, zda jsou lidé v práci spokojení, hodně důležitá je třeba stabilita práce. Jak si mohu být jistý, že tu práci budu mít za měsíc? Když se mluví o vztazích mezi kolegy, o smysluplnosti práce, kterou dělám. To jsou faktory, které happiness manager obávám se nemůže ovlivnit.

Jak budou tedy podle vás vypadat kanceláře za deset let?

Současný trend je hot desking nebo větší flexibilita v kancelářích, celkové otevírání kanceláří. Je ale otázka, zda bude tento trend pokračovat, nebo půjdeme na druhou stranu. Upřímně, nevím. Budou firmy za deset let fungovat jako dnes? Budou podmíněné tím, že se lidé potkají v jednom prostoru? Že v něm budou sedět nebo jenom jednat? A co autonomní auta a zvýšená mobilita pracovní síly? Budeme o to víc, nebo míň chodit do práce? Když o tom tak přemýšlím, objevuje se mi v hlavě velké sci-fi. A nakonec tam jsou i zelení mužíci, kteří skáčou po kancelářích s laserovými pistolemi…

Rozhovor s Jakubem Francem, který byl redakčně upraven, původně vyšel na serveru #morethanoffice.eu.

UŽ JSTE SI HO OBJEDNALI? – Přihlaste se k odběru newsletteru – NEVÁHEJTE!!!