Digitalizace veřejné správy je nezbytná. Má však i spoustu specifik

Nejpozději na konci ledna 2025 chce mít nová vládní koalice pěti politických stran plně digitalizovanou státní správu. „Důsledně budeme vymáhat, aby mezi úřady obíhala data, nikoli občan. Pokud občan státu data jednou poskytne, už je po něm stát nesmí znovu vyžadovat,“ uvádí se ve vládním programu koalic Spolu a PirStan.

Tyto plány by měly navázat na vládou Andreje Babiše už schválený Harmonogram a technické způsoby provedení digitalizace služeb veřejné správy na období 2021 – 2025. Již z tohoto materiálu je jasně vidět, které úkony plánují jednotlivé resorty umožnit řešit on-line. Nová vládní garnitura Petra Fialy by však ráda šla nad rámec tohoto jízdního řádu.

Digitalizace zrychlí

Digitalizace veřejné správy by tak měla pokračovat a nabrat ještě rychlejších obrátek. Že je to potřeba, potvrzuje i index digitální ekonomiky a společnosti (DESI), který každoročně zpracovává Evropská komise.

V něm se Česko pohybuje spíše ve druhé polovině žebříčku, když na špici jsou severské státy jako Finsko, Švédsko nebo Dánsko.

GRAF: Index DESI pro země EU za rok 2021

Zdroj: Evropská komise, Digital Scoreboard

„Patrné to je zejména v oblasti přijímání konkrétních digitálních technologií. Tedy jako analýza big data nebo cloud, kde se české společnosti – veřejnou správu nevyjímaje – stále pohybují pod průměrem Unie. Na druhou stranu je Česko například tahounem v oblasti umělé inteligence,“ uvedla k tomu již dříve pro server penize.cz Alžběta Křídlová, manažerka produktů pro veřejnou správu Asseco Solutions.

Nutno dodat, že Česko už má svoji digitální strategii, nicméně implementace pokulhává. Právě na to se bude nová vláda snažit klást důraz, aby zrychlila zavedení tzv. e-Governmentu.

Už nyní přitom má veřejná správa řadu nástrojů, které jdou požadavkům digitální doby naproti. Tím hlavním je tzv. digitální ústava. Jde o zvláštní zákon, díky němuž má veřejnost právo na komunikaci s veřejnou správou elektronicky a správa zároveň pak má povinnost digitální služby poskytovat.

Spisová služba nutná

Nicméně pomoci státní správě mohou i méně robustní nástroje. Tím je například moderní řešení pro správu dokumentů ve všech typech organizací, tedy i těch státních – Spisová služba Spiska. Cloudové řešení vyvinula společnost Asseco Solutions, přičemž vzešla ze starší spisové služby HELIOS eObec. Ta se proměnila v nástroj pro komplexní správu dokumentů. Tedy od jejich prvotní evidence při vstupu do organizace přes proces vyřizování až po skartační řízení.

„Naše spisová služba je dokonale komplexním produktem, který pomáhá nejen organizacím veřejné správy, ale významnou měrou přesahuje i do komerční sféry. Výhodou Spisky je i to, že kromě možnosti napojení na produkty řady HELIOS ji lze propojit i s informační systémy z produkce jiných dodavatelů,“ doplnila pro Peak.cz Alžběta Křídlová.

„Mezi naše zákazníky, kteří spisovou službu využívají, patří města a obce, například Choceň a Napajedla. Dalšími uživateli jsou třeba i Ústav hematologie a krevní transfuze, Elektrotechnický zkušební ústav, Česká televize a také řada komerčních společností,“ dodává produktová manažerka Asseco Solutions.

Povinnost vést elektronickou spisovou službu spadá na všechny veřejnoprávní původce, i když s rozdílným časovým dopadem. Na její povinné zavedení mají však ještě čas, i když není co oddalovat.

• První povinná skupina úřadů musí svou spisovou službu uvést do souladu se zákonem do 31. prosince 2023. Sem spadají například organizační složky státu, státní příspěvkové organizace či územně samosprávné celky
• Druhá skupina, do které spadají nově i školy a školská zařízení, má tento termín ještě o rok prodloužený (tedy 31. 12. 2024).

Pro obě skupiny však platí společné povinnosti. Využívat jen spisovou službu, která disponuje atestem o splnění nároků na požadavky podle zákona (zák. č. 499/2004 Sb., pozn. red.). A také odpovídá národnímu standardu pro elektronické systémy spisových služeb. To je seznam téměř 400 funkcionalit, které aplikace musí splňovat.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:

Zapojením datové analytiky vzniklo komplexní řešení šetřící 70 procent ruční práce

Budou nás roboti najímat a dávat nám padáka? HRboti již občas zaskakují

Co přinese zamýšlená unijní digitální peněženka

Specifická veřejná správa

V digitalizaci státu vidí společnost Asseco Solutions velkou příležitost, i když se zaměřuje především na informační systémy pro firmy.

Na druhou stranu informační systém pro státní správu vyžaduje řadu specifik. „Například výkony státní správy se zpravidla obtížně plánují. Jejich provádění navíc závisí hlavně na zdrojích dat, a to na rozdíl od firem, které řeší zásoby či dodavatele,“ popisuje konkrétní požadavky úředníků Křídlová.

Podle ní navíc také existují určitá specifika i mezi informačními systémy celostátní a lokální na úrovní měst a obcí. Jedno je ale společné, ať už jde o celostátní systém či lokální, jeho přednastavené procesy musí fungovat tak, jak vyžaduje zákon. Musí například „vědět“, jaké jsou správní lhůty, jaká je rozpočtová skladba jednotlivých organizací nebo zda umí komunikovat s jinými informačními systémy státu.