Martin Juřík (APUtime): Nejlepší šéf? Robot, který zaměstnance vytrhne z rozhodovací paralýzy

APUtime je aplikace pro lepší řízení, která šetří manažerům čas na produktivnější činnosti, než je administrace projektů.

Do project managementu má ambici přinést revoluci srovnatelnou s přechodem od papírových map k dynamické digitální navigaci, která v reálném čase přepočítává trasu tak, abyste do místa určení dojeli včas, nebo s tím nejmenším možným zpožděním, ať se po cestě děje, co se děje.

Ambice jejích tvůrců jsou nemalé, přímo globální. O plánech APUtime jsme si povídali s jejím provozním ředitelem Martinem Juříkem.

V čem je vaše technologie jiná, než jakou disponují ostatní nástroje projektového řízení, namátkou mě napadá třeba Jira, ProjectBoard, Asana, Freelo a další?

Řekl bych, že v dynamice. Práci s naším nástrojem přirovnávám k jízdě podle navigace. Cestu z Ostravy do Prahy dobře znám, přesto na trase používám navigaci. Proč? Protože chci, aby mě informovala o konkrétních problémech a zdrženích, naplánovala mi případné objížďky a já přesně věděl, kdy do Prahy dojedu. Úplně stejně to funguje na poli projektového řízení s naší aplikací.

Sám jsem s některými aplikacemi, které jste jmenovala, v minulosti pracoval, a problémům, kterým jsem čelil, bylo více. S přibývajícím množstvím práce a počtu lidí v týmu jsem trávil nesrovnatelně více času s nástrojem. Vytvořil jsem třeba denní plán úkolů, které ten den bylo nutné splnit, abych vzápětí zjistil, že člověk, který se některému z návazných úkolů měl věnovat, si vzal sick day, nebo je vyblokovaný na práci pro jiné oddělení apod.

Měl jsem pocit, že se točím v kruhu. Místo toho, abych projekt rozvíjel, jsem se topil v administrativě, která neměla žádnou přidanou hodnotu. A přesně to s APUtime odpadá. Práci spojenou s hlídáním změn, plánováním zakázek, kontrolou a vyhodnocováním řeší náš algoritmus.

Martin Juřík (35)

Celou svou profesní kariéru se věnuje business developmentu. Byl odpovědný za utváření týmů v jednom z velkých nábytkový řetězců i ve firmě, která se zabývá vývojem mobilních aplikací. Poslední rok je provozním ředitelem APUtime. Vystudoval Vysokou školu báňskou – TU Ostrava a Vysokou školu podnikání. Za nejcennější z pohledu vzdělání ale považuje kurz neurolingvistického programování. Věnuje se triatlonu. Je ženatý a má dvě děti.

Chápu správně, že ta unikátnost tedy spočívá v tom zapojení prvku umělé inteligence?

Ano, u nás všechnu administrativu na pozadí řeší „mravenci“. Využíváme k tomu totiž biologicky inspirovaný algoritmus, který je analogií chování mravenců při hledání potravy. Když některý z nich objeví zdroj potravy, vypustí feromon a jeho druzi se za ním vydají a hledají přitom tu nejoptimálnější a nejkratší trasu.

Totéž dělá náš virtuální asistent, a to v každý okamžik na úrovni všech úkolů, všech lidí, všech projektů. Hledá optimální trasu pro to, abyste množství práce, kterou máte ve firmě definovanou, doručili v tom nejkratším možném termínu. Pokud dojde k nějaké změně, tak vás APU okamžitě informuje, kdy nejdřív je možné úkol splnit a jak to ovlivní deadline projektu. A to je ten hlavní rozdíl oproti stávajícím nástrojům. S APU přestáváte doufat a začínáte vidět.

Pořád s ním ale pracují lidé, takže je jen tak úspěšný, jak moc jsou s ním ochotni lidé spolupracovat.

Samozřejmě. APU dokáže naplánovat, zoptimalizovat a zharmonizovat plán, ale lidé jsou stále kritický faktor procesního řízení. Pokud podle plánu nejedou, úkoly neodbaví, nebo odbaví, ale v aplikaci je neoznačí za hotové, tak APU nemůže docílit zefektivnění procesů. Dokáže pouze identifikovat úzké hrdlo systému, ukázat na viníky, ale už je nedonutí dělat to, co mají. Jeho schopnost je omezena na zasílání upozornění a notifikací pracovníkům a jejich nadřízeným. Řešení problému je pak na samotném manažerovi.

Nástroj pro menší podniky

Aplikace je vyvíjena tak, aby ji mohly využít firmy všech velikostí, oborů a podnikatelských činností?

Ano. Nejsmysluplnější a nejpřínosnější je pak jeho nasazení ve firmách, které jsou do značné míry závislé na lidské práci. Výrobní a strojírenské podniky už to mají na úrovni strojů mnohdy vyřešeno, výrobní linky pracují podle detailních výrobních plánů rozpracovaných na minuty. My se o totéž snažíme na poli optimalizace lidského času a harmonogramu prací.

Kdo jsou tedy vaši typičtí zákazníci, zda jde vůbec zobecnit, kdo nejčastěji virtuálního asistenta využívá? Dokážu si představit, že start-upy takovým novinkám mohou být více nekloněny než zajeté firmy, které roky budovaly víceúrovňovou strukturu managementu.

Korporátní a veřejné instituce mají svá robustní řešení v podobě CRM systémů, a domnívají se, že to stačí. Implementace něčeho nového se u nich počítá v řádu let. Sám jsem v korporátu 11 let pracoval a byl jsem u transformace CRM sytému. Zaváděl se dva roky a další dva roky se testoval. I z toho důvodu se zaměřujeme hlavně na menší a střední firmy.

Z jakých odvětví?

Nejlépe se nám daří na poli výrobně-obchodních společností, které zakázku realizují od úrovně zobchodování, přes přípravu, realizaci a dodání. A jak jste zmínila, jsou to také všechny dynamické firmy, které jsou vázány dodavatelskými smlouvami, v nichž je termín doručení výsledku pevně stanoven a při nedodržení hrozí vysoká pokuta. A pak také firmy, které mají opakované procesy a zakázky. Příkladem jsou reklamní agentury, účetní firmy, daňoví poradci a advokátní kanceláře.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:

I umělá inteligence potřebuje lidi, odůvodňuje šéf Ataccamy firemní expanzi

Algoritmy vs. bacily. Jak umělá inteligence pomáhá v boji proti koronaviru?

Tomáš Balík (Samsung): Vývoj mobilů se soustředí na tři hlavní oblasti – hardware, aplikace se službami a zábavou, a hlavně na zabezpečení

A jsou to pouze české firmy nebo máte i zahraniční klienty?

APU je český produkt s globálním potenciálem. Český trh byl pro nás testovacím trhem, kde jsme si chtěli odzkoušet technickou a technologickou způsobilost aplikace. Vyvíjeli jsme ji čtyři roky a aktivně prodáváme asi půl roku. Máme první úspěšné prodeje v Německu, Rakousku, Polsku, Francii, Izraeli, Jordánsku a překvapivě velmi dobře reaguje i Dubaj.

V posledním roce jsme hodně přehodnotili pohled na vývoj, stopli jsme vývoj nových funkcí „od stolu“, nově jej řídí potřeby a přání zákazníků. Výsledkem tohoto přístupu je nyní uživatelsky přívětivější a přehlednější aplikace.

Pětiletá road mapa

Spojené státy vás nelákají?

Máme takovou „road mapu“, kam bychom APUtime chtěli dostat v horizontu pěti let a Spojené státy na ní rozhodně nechybí. Aktivně vyhledáváme obchodní partnery, s jejichž pomocí bychom utvořili profesní komunitu pro jednotlivá teritoria.

Kolik APUtime stojí? A platí se za službu paušál, nebo záleží na objemu v aplikaci zpracovaných dat? K jaké existující aplikaci nebo službě byste APU přirovnal?

Nejblíže má k prémiovému účtu Spotify. Jednoduše si aktivujete předplatné na dobu, kdy chcete službu používat, a platíte za aktivního uživatele. Při stanovení cen jsme vycházeli z našich průzkumů. Průměrně dokážeme ušetřit manažerovi až 30 procent jeho času. Tento čas jsme nacenili a z výsledné sumy si bereme jednu třetinu v podobě zmíněného předplatného.

Jeden z přínosů APUtime je tedy časová úspora, můžete konkrétněji kvantifikovat na příkladu firmy například měsíční finanční úsporu firmy po nasazení virtuálního asistenta?

Představte si středně velkou výrobní firmu o 50 zaměstnancích, která byla za rok schopna realizovat třeba 80 zakázek. Průměrné zpoždění na každé z nich bylo dva až tři měsíce. Zakázky byly sice ziskové, ale na pokutách za pozdní dodání firma zaplatila jednotky milionů korun.

Poté, co zavedli naši aplikaci, se jim podařilo zkrátit dobu zpožďování z měsíců na dny, a to za současného růstu zakázek o třetinu. Prakticky okamžitě po nasazení APU odhalil úzké hrdlo procesu. Ukázal na to, že výroba je přetížená a je nutné ji posílit jak personálně, tak i zprovozněním nové výrobní linky. Cílem virtuálního asistenta je totiž propojení jednotlivých oddělení: obchodu, marketingu, výroby, fakturace atd.

Říkáte, že APUtime je univerzální, ale řídit projekt ve stavební firmě nebo fintech start-upu je z hlediska firemních potřeb asi kompletně odlišné… Jak probíhá samotné nasazení řešení a jeho přizpůsobení na míru firmě?  

Procesy ve firmě znají jen „insideři“. Pokud je doposud firma řízená intuitivně, pomáhají s nasazením APUtime naši konzultanti. Jejich úlohou je navést majitele a projektové manažery, jak nejlépe a nejrychleji nakreslit k zakázkám nebo projektům procesní mapy, přiřadit k nim zainteresované pracovníky a celý nový ekosystém nastartovat. Samotné nasazení APUtime může být otázku dní, ale v případě korporátu i měsíců a veřejného sektoru klidně i let.

Ukázka z prostředí aplikace APUtime. Zdroj: APUtime

Konec tápaní firem

Díky tomu „nahlédnutí“ do firem asi můžete zobecnit, co je v projektovém řízení takovou jejich největší bolístkou? V čem nejvíce jim může APUtime pomoci?

Určitě udělat „z neznámého známé“. Pomůže firmám přestat tápat. V naprosté většině firem trpí zaměstnanci – bez ohledu na funkci – rozhodovací paralýzou. Úkoly se na ně valí ze všech stran a oni nevědí, čemu, kdy a s jakou prioritou se mají věnovat.

Od svého APU každý den obdrží to-do list s úkoly, které mají odbavit. Potvrdí, že je hotovo, a dál se nestarají. Odpadá zpětné vyplňování timesheetů, telefonování kolegům o tom, kdy (případně zda vůbec) zvládnou úkol splnit, následné přeplánovávání návazných činností a podobně.

APU rozděluje, co a kdy má být odbaveno, s ohledem na pevně daný termín zakázky. A manažer v systému v každém okamžiku vidí stav projektu, kde se zasekl, jaké nabírá zpoždění, kolik práce před sebou jednotliví lidé hrnou atd.

Zároveň je ale nutné APU vnímat jako takové zrcadlo firmy. Bude pracovat jen tak dobře, jak dobrá data ke zpracování dostane. Je to naprosto spravedlivý „šéf“, který měří všem stejně a práci rozděluje rovnoměrně. Učí se rychle a po čase zná produktivitu jednotlivých zaměstnanců natolik, že dokáže zpřesňovat plánování práce pro každého z nich.

Vše jen za předpokladu, že zaměstnanci technologii přijmou a nebudou ji záměrně bojkotovat nebo s ní pracovat jen omezeně…

Je to tak.

Už jste řešili případy takového vědomého bojkotu?

Jednoznačně. V jedné firmě jsme přišli na to, že zaměstnanci s aplikací pracovali jednou za tři dny. APU neměl informaci, že může zadat úkoly navazujícím kolegům, a zakázky nabíraly zpoždění. Zásadní je vysvětlit smysl a užitečnost nového nástroje všem. Opravdu jde o pomocníka, ne o zpřísněný dohled.

PŘEČTĚTE SI TAKÉ:

Vlastislav Bříza (Koh-i-noor): Peníze jsou krev. Kdo je nemá, umírá

Tomáš Mihál (Stada): Konopí má léčivý i byznysový potenciál. Jeho legalizace ale v Česku drhne

Nejsou pak projektoví manažeři zbyteční? Když úkoly a dohled za ně provádí umělá inteligence?

Naopak. APU je dokonalý asistent, ale nenahrazuje projekťáka, protože neumí rozhodovat. Jeden projekťák může mít na starosti třeba 30 zakázek, které monitoruje. APU mu dokáže říct, že u dvaceti z nich nehrozí žádná komplikace, jsou dobře zaplánované, stihnou se, a nemusí jim věnovat pozornost. A u deseti zbývajících mu ukáže místo, kde nastal problém, který je nutné řešit.

Manažerům se tak uvolní ruce a mohou se věnovat více strategickým věcem, které firmu rozvíjí, třeba vyhledáváním nových zakázek, budování obchodních partnerství atd.

Kolik firem už vaši aplikaci využívá?

V současné chvíli máme 60 platících zákazníků, respektive firem, dalších 150 je v testovací fázi. Celkem s APU pracuje asi 3200 unikátních uživatelů.

Máte nějakou firemní metu, kam byste APUtime chtěli dostat? Takový vysněný vrchol, napadá mě třeba společnost Facebook…

Za sebe vidím metu v společnostech z Velké čtyřky, tedy PwC, KPMG, Deloitte a EY. Poradenské firmy by pro nás mohly představovat nový „prodejní kanál“, pokud by APU samy vnímaly jako přínos, mohly by ho doporučovat i svým klientům.

V zisku do konce roku

Na kolik přišel vývoj aplikace?

Bavíme se o nižších desítkách milionů korun.

Jak se perete s nedostatkem vývojářů aplikací? Podílí se na programování vašeho virtuálního asistenta i zahraniční síla?

Zatím nikoli, je to ryze český technologický projekt, od kapitálu až po pracovní sílu. V současné době je nás v týmu 22, plus asi třicítka partnerů v roli procesních konzultantů a interim manažerů a auditorů, kteří nám pomáhají s nasazením aplikace ve specifickém prostředí firem. Máte ale pravdu, že jedním z limitujících faktorů našeho růstu jsou chybějící lidi, nejen vývojáři. Hledáme šikovné a pro věc zapálené pracovníky všeho druhu.

Neuvažovali jste v tomto směru posílit třeba formou akvizice jiné firmy podobného zaměření?

Shodou okolností nás taková myšlenka zrovna tento týden napadla. Setkali jsme se s týmem lidí, jenž vyvíjí platformu, která má podnikatelům usnadnit mzdy a personalistiku. Z našeho pohledu sice jejich produkt nemá až tak vysokou přidanou hodnotu, ale jejich smýšlení a zápal nás uchvátil, a tak myšlenka nějakého vzájemného propojení přišla na přetřes. K žádnému rozhodnutí ale zatím nedošlo.

Jak se vám daří pohledem obratu a zisku?

Měsíčně rosteme o pět až 20 procent, aktuálně jsme překročili hranici 10 tisíc dolarů měsíčně na tržbách. Aktivně aplikaci ale prodáváme pouze pět měsíců. Zatím si na sebe nevyděláme, nicméně v zisku bychom měli být už na konci tohoto roku.

Roli vašeho angel investora převzal Matouš Polák z WCA holdingu, společnosti, která si mimo jiné vydělává těžbou kryptoměn. Chystáte nějaké další investiční kolo?

Takový je plán. APU chceme nabídnout světu, což samozřejmě vyžaduje značné prostředky na marketing a vybudování lokálních byznys jednotek s obchodními, marketingovými a konzultantskými týmy. Hovoříme o stovkách milionů korun, takové podpory se nám může dostat jen od partnerů s mezinárodní zkušeností.

Jak bude APUtime vypadat za pět let? V čem bude lepší než ten stávající?

Mnohem lépe bude znát postoje, kompetence a produktivitu jednotlivých zaměstnanců. Bude umět predikovat vzdálenější budoucnost, identifkovat slabé místo dřív, než se reálně stihne projevit. Bude umět i navrhovat řešení a třeba i detekovat, který ze zaměstnanců má náběh na vyhoření.

A také bychom rádi doplnili hlasový modul, aby APU dokázal komunikovat třeba jako Siri od Applu. A také bychom rádi, aby ho živnostníci a malé firmy mohli jednoduše spustit a okamžitě začít používat tak přirozeně, jako si dnes pouštíte Netflix. Konzultanti by se věnovali pouze firmám větších rozměrů.