Co dříve řešili v Excelu, dnes zvládá chytrý systém. Včetně simulace budoucnosti

Koronavirová krize s sebou nese velké změny v mnoha oborech, jednou z těch výrazných je urychlení digitalizace firemních procesů. Své o tom ví i česká pobočka společnosti Lindt & Sprüngli, která je distributorem proslulé švýcarské čokolády s více než 175letou tradicí.

Ještě před pěti lety přitom v Lindtu využívali při obchodním plánování a finančním reportingu Excel. „Jakkoli je Excel nepřekonatelný, má svoje limity. Těch dimenzí, které jsme potřebovali, bylo už příliš a nebylo možné pracovat dle našich představ,“ popisuje důležité rozhodnutí Tomáš Trnka, finanční ředitel pro českou, slovenskou a maďarskou pobočku výrobce čokolád Lindt & Sprüngli.

Přes limity Excelu

Přechod od excelovských tabulek na „vyšší dívčí“ podle něj korespondoval hlavně s požadavky finančního managementu na zpracovávání plánů, ale měl přesah i do obchodního oddělení.

Firma tak začala hledat dodavatele, který by zvládl kontinuální rozvoj nového IT systému, tak aby odpovídal postupnému rozvoji firmy. „Spíše než giganta typu IBM jsme hledali menší firmu, která by byla schopná reagovat na naše požadavky,“ popisuje Trnka vznik spolupráce se Sophia Solutions, která se podle něj za těch více než pět let rozvinula v pevné obchodní partnerství.

Spolupráci si chválí i Vladislav Hanák, který má v Sophia Solutions na starosti řízení výkonnosti a efektivity (CPM), protože v Lindtu pochopili, že není třeba od samého začátku budovat komplexní systém, ale je lepší jít cestou postupného rozvoje. „Přebírání odborné expertizy a zkušeností dodavatele se nám nejen v tomto, ale i v jiných případech vždy osvědčilo,“ podotýká Trnka.

Podle Hanáka bylo klíčové, že si obě strany vždy dokázaly vysvětlit požadavky a možnosti nového systému, aby dosáhly cíle, který Lindt potřebuje. „Vždy doporučujeme vyvíjet systém postupně. Neděláme big-bang, ale stavíme po malých krůčcích, a zkušenosti nám dokazují, že výsledný přínos pro klienta je daleko lepší,“ dodává Hanák.

Stejný přístup k databázi

Systém tedy zprvu pokryl požadavky na finanční a obchodní plánování a reporting Lindtu na českém a slovenském trhu. Po počátečním opatrném absorbování novinky systém vzali podle Hanáka i obchodníci, kteří najednou získali rychlý přístup ke klíčovým informacím. „Obchodník mohl jednoduše zadat objem prodejů a vzápětí získal přehled o obratu rozloženém v čase. Navíc mohl plán tržeb rozdělit i do jednotlivých produktových skupin nebo se podívat na statistiky o celé skupině zákazníků.“

Celé řešení funguje v cloudu, takže k údajům a informacím se lze dostat kdykoli a odkudkoli, stačí jen internetové připojení. Data se také pravidelně, na každodenní bázi aktualizují. Mobilní přístup umožňuje okamžitý přístup k aktuálním datům reportů jak obchodníkům, tak vedení společnosti.

Postupný rozvoj systému se před třemi lety rozrostl o další funkcionalitu sledující přehled o stavu skladu. „Umožnilo nám to lépe plánovat doplnění zásob s ohledem na plán prodejů a zároveň hlídat expiraci zboží, čímž dokážeme efektivně zamezit ztrátám při překročení termínů expirace,“ popisuje rozšíření výhod systému Trnka. Později nebyl problém na systém napojit i maďarský trh, takže společnost mohla jednoduše a velmi rychle porovnávat data na třech trzích, aniž by je musela nějak výrazněji upravovat.

„Loni jsme část tohoto řešení provázali i s polskou pobočkou. Ta se snažila rozvinout vlastní, daleko robustnější systém, který by najednou zvládl pokrýt jednotlivé procesy, ale tím pádem se tamní implementace stala daleko komplikovanější. Poláci se nyní snaží alespoň v něčem inspirovat u nás a minimálně v oblasti srovnatelnosti dat pro reporty převzali část našeho řešení,“ dodává finanční ředitel Lindtu.

Jeden z největších přínosů je pro Trnku fakt, že všichni zainteresovaní dostávají data z jedné databáze, ať už se jedná o úroveň financí, prodeje, výše skladových zásob, nebo i z hlediska managementu. A na základě dat z minulých let je možné na různých úrovních firmy dělat předpovědi (forecasty).

Simulace budoucnosti

Současné koronavirové narušení prodejů přišlo pro Lindt v nejhorší možnou dobu, když z hlediska odbytu jsou pro čokoládovnu klíčová období před Velikonocemi a Vánocemi. „Obě vlny pandemie přišly v hlavních sezonách, kdy se řetězce, jež jsou našimi hlavními odběrateli, předzásobují. Jenže lockdown a omezení nakupování v první vlně přinutily řetězce k opatrnosti.“

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:

Hotely a restaurace budou nejvíce postižené, ale i na další odvětví dopadne podzimní vlna pandemie stejně tvrdě jako ta jarní

Ovládání továrny z mobilu: realita, nebo spíše fikce?

PODCAST: Denisa Parkosová (ČSOB): Zákony robotiky naši roboti a umělá inteligence v bance dodržují

Ani tak nebudou letošní výsledky Lindtu znamenat konec růstového trendu z minulých let, jen dojde podle Trnky ke zpomalení dynamiky. Oproti růstům v minulých letech v řádu deseti až dvaceti procent letos očekává vzestup v řádu jednotek procent. A pomohlo k tomu i řešení Sophia Solutions, protože v Lindtu mohli plánovat a odhadovat předvánoční odbyt na základě prodejních dat z první vlny.

„Při druhé vlně nám systém pomohl promítnout měnící se předpoklady do odhadů odbytu. Objevili jsme další výhody flexibilního nástroje převodu našich reálných dat do plánování. Z čísel jsme navíc mohli rychle spočítat dopad i do financí, takže jsme byli schopni upravovat náklady a požadavky pro výrobu v našich továrnách ve Švýcarsku,“ vysvětluje Trnka.

Posun nové verze systému, který bude Sophia Solutions nasazovat v Lindtu v nejbližší době (a nejen tam), posunuje možnosti plánování a forecastů na vyšší úroveň. Na základě historických dat bude moci jejich uživatel získat podrobné analýzy i vytvářet různé predikce pro dílčí scénáře na základě různě zadaných parametrů. Například bude uživatel moci simulovat, jak se trh bude vyvíjet, a na základě toho mu systém poskytne různé scénáře plánů.

Přínosy by zákazníci měli ocenit podle Hanáka právě nyní v době pandemie covidu-19 nebo při podobných tržních šocích. „Vidíme v tom šanci i pro další zákazníky Sophia Solutions, nejen pro Lindt. Myslím, že jeho přednosti oceňují i v jiných firmách s rychloobrátkovým zbožím nebo v celé řadě českých bank,“ doplňuje.