Radim Neubauer (Notářská komora ČR): V digitalizaci notářství jsme evropskými lídry

Je to pár dní, co Senát schválil novelu k digitalizaci notářské činnosti. Účinnosti by měl nabýt od září a notáři tak budou již za pár týdnů moci provádět část zápisů v elektronické podobě.

Změna notářského řádu navazuje na zákon o právu na digitální služby, díky kterému lidé získají právo řešit úřední věci výhradně elektronicky.

„Konkrétně si lidé budou moci založit z domova obchodní společnost. Zájem čekáme hlavně o běžné společnosti s ručením omezeným, dále bude například možná on-line účast na valné hromadě.  Novela notářského řádu občanům také velmi usnadní vyřízení apostily. A nově bude Notářská komora vést Evidenci ověřených podpisů a Sbírku dokumentů,“ říká v rozhovoru pro Peak.cz Radim Neubauer, prezident Notářské komory ČR.

Podle jeho slov je Česko v digitalizaci legislativních záležitostí v Evropě jedna z nejrychlejších zemí. Takto digitalizované služby mají zatím pouze v Rakousku, od příštího roku je pak zavede také Německo a možná také i Španělsko.

Jak hodně vstupuje digitalizace do oblasti legislativy?

Dá se říci, že v české legislativě je notářství z pohledu objemu nabízených služeb on-line vlastně průkopníkem digitální transformace. Lidem právo na digitální služby dává zákon. Běžný občan zatím ale zná a využívá hlavně elektronický podpis či datovou schránku.

Radim Neubauer

Vystudoval Právnickou fakultu Univerzity Karlovy, Aledo High School v Illinois (USA) a Gymnasium Liebigschule ve Frankfurtu nad Mohanem. Od roku 2015 je prezidentem Notářské komory ČR.

Přispěla k tomu pandemie, nebo jde o přirozený proces?

My jsme na potřebu digitální transformace notářské činnosti upozorňovali již před pandemií, ale větší ohlas jsme na toto téma nezaznamenali. Pak ale přišla pandemie a s ní situace, kdy fungovali hlavně ti, kdo se již v on-line prostředí pohybovali, případně do něj přecházeli.

Takže covidová omezení tomuto přechodu určitě výrazně pomohla. Myslím, že časem by k digitalizaci některé notářské agendy došlo, ale pravděpodobně by ten proces nebyl tak rychlý.

Aktuálně prošel sněmovnou zákon umožňující založení s.r.o. online. Kdy vstoupí v platnost a co vše přináší?

Zákon už prošel i Senátem a čeká na podpis prezidenta. Od září tedy část notářské agendy bude možné vyřídit na počítači bez fyzické návštěvy kanceláře. A notáři budou oprávněni některé zápisy sepisovat v elektronické podobě.

Konkrétně si tedy lidé budou moci založit z domova obchodní společnost. Zájem čekáme hlavně o běžné společnosti s ručením omezeným, dále bude například možná on-line účast na valné hromadě. Novela notářského řádu občanům také velmi usnadní vyřízení apostily a nově bude Notářská komora vést Evidenci ověřených podpisů a Sbírku dokumentů. Ta bude obsahovat údaje o zápisech a oba dva rejstříky se zpřístupní veřejnosti. Lidé si tedy budou smět ověřovat pravost ověřovací doložky nebo i notářského zápisu, čímž se zvýší ochrana proti podvodům.

Videokonferenční akt

Jak to celé on-line zakládání a valné hromady tedy budou fungovat v praxi?

Notářská komora pro nejvyšší možnou úroveň zabezpečení a ověření identity vybudovala vlastní zabezpečený komunikační kanál s víceprvkovým ověřením. Žadatel se s notářem spojí videokonferencí a následně bude kontrolována jeho identita, pravost předložených dokumentů i to, že se jedná o jeho svobodnou vůli.

Nebude tedy stačit pouze vyplnění nějakého webového formuláře, kde by mohl kdokoliv napsat třeba i fiktivní údaje, odklikal, co potřebuje, a vytiskl si notářský zápis. Takové návrhy tady dříve od různých subjektů byly, ale právě kvůli problému se zabezpečením nebyly akceptovány.

Již několik let se o tomto zákonu hovoří, proč to nešlo dříve?

Novelizovat notářský řád bylo v rukou zákonodárců a my jsme rádi, že nás vyslyšeli. Samozřejmě to mohlo být dříve, ale i později, s velkou pravděpodobností tu určitá vůle už byla a pandemie situaci urychlila.

Každopádně by byla škoda nevyužívat dostupné technologie a nezlepšovat lidem kvalitu života či neusnadnit komunikaci s úřadem hendikepovaným občanům.

Co vše kromě založení s. r. o. může být nebo bude zdigitalizováno?

Zatím se jedná o zakládání obchodních společností a možnost konání valných hromad on-line, bez nutnosti fyzické přítomnosti v kanceláři notáře, což bude výraznou časovou úsporou pro podnikatele. Dále již nebude nutné osobně navštěvovat notářskou kancelář kvůli ověření pravosti doložky o ověření podpisu nebo pravosti notářského zápisu, zde budeme využívat ověřovací QR kódy.

MOHLO BY VÁS ZAJÍMAT:

Petr Koutný (BSC): Digitalizace dala klientům silné nástroje, bankám ale způsobila vrásky na čele

Česko na křižovatce. Pomůže digitalizace skoncovat s jeho pověstí levné montovny?

Není důvod využít nabídku ke koupi předem založené firmy

Data jsou v bezpečí

Jsou naopak nějaké oblasti, kde to nejde? 

Součástí notářské agendy jsou i jednání, na kterých stále považujeme osobní přítomnost za zásadní. A to hlavně kvůli vypjatým emocím. Jsou to hlavně pozůstalostní řízení, u kterých se schází příbuzní, kteří mezi sebou nemusí mít dobré vztahy. Což může umocnit i následné dělení majetku po jejich zemřelém příbuzném.

Notář zde často působí jako jakýsi rodinný mediátor a osobní kontakt zde hraje nemalou roli. Z obdobných důvodů nelze digitalizovat závěti a manželské smlouvy. Bude-li digitalizace žádaná v oblasti zakládání společností a konání valných hromad, lze uvažovat o jejím posunu směrem ke kupním a darovacím smlouvám.

Jak jsou na tom jinde v Evropě? Můžeme si brát někde inspiraci, nebo naopak inspirujeme „zbytek světa“?

Možná to bude znít překvapivě, ale v digitalizaci notářství jsme evropskými lídry. Takto digitalizované služby mají zatím pouze v Rakousku, od příštího roku je pak zavede také Německo a možná i Španělsko.

Klíčovým faktorem při digitalizování služeb je zabezpečení. Jak toto řešíte v legislativě, kde jde velmi často o extrémně citlivá data?

Digitalizace se v tento okamžik týká oblastí, kde se data ve veřejných rejstřících již dnes objevují. Pohybujeme se tedy v ochraně v tomto prostředí obvyklé. Navíc Notářská komora ČR provozuje už dnes seznamy a evidence, které nejsou zcela veřejné a citlivá data obsahují, a má s tím dostatečné zkušenosti.

Podrobnosti však nechceme z pochopitelných důvodů zmiňovat. Zabezpečení nejenže odpovídá současným trendům a požadavkům, ale navíc ho neustále zdokonalujeme.