Čas na změnu? Tucet špatných zvyků, které neprospívají produktivitě

Pokud občas přemýšlíte o tom, jak vaše zvyky ovlivňují vaši pracovní produktivitu, doporučujeme prostudovat článek Lindy Kolowichové z blogu Hubspotu.

Pokud nechcete číst celý text, zde je shrnutí jednotlivých bodů dvanáctera. I když podobné univerzální rady často nejsou příliš přínosné, většina těchto tipů dává smysl, a když se jimi budete řídit, nic nezkazíte.

Možná už je načase některé zvyky změnit.

1) Ranní spěch

Všichni jsme to určitě už zažili. Musíme urychlit ranní rutinu tak, že nám kolikrát nezbude čas ani na vyčištění zubů. A právě ranní spěch může někdy přispívat k tomu, že vaše pracovní produktivita klesá. Pokud se stane zvykem a každé ráno nestíháte, produktivitě to určitě neprospěje. Ranní stres je zbytečný, vstaňte o deset či klidně 30 minut dřív, ať nemusíte chvátat. A klidně část této doby věnujte meditaci, pomůže vám to, aby si mozek zvykl na režim probuzení. Později přes den se vám to zúročí.

2) Vynechání snídaně

Za tímto pracovním neduhem stojí fungování lidského metabolismu. Po dobu, kdy spítm, totiž tělo každého člověka spaluje živiny. To znamená, že ráno je hladina cukru v krvi nízká. A právě to je příčinou, proč se cítíme už ráno unavení, a ne plní energie.

Někdo ráno alespoň pije kávu, ale to sice tělo oklame ve smyslu hladiny cukru, ale bohužel to není žádné jídlo. Pořádná snídaně je důležitější, než si myslíte.

Dejte si pořádný zdravý příděl vláknin, bílkovin, vitamínů a minerálů, které vám dodají energii. Jídla bohatá na vitamin B, např. ovesné vločky (obyčejné bez sladkých přísad), banány, ananas nebo avokádo, vám pomohou zlepšit vaši koncentraci.

3) Začínání s lehkými úkoly

Je sice lákavé mít všechny lehké úkoly hotové hned jako první, ale během dne upadá vůle pracovat a řešit složité věci. A tak složitější věci a úkoly odkládáme a odsouváme, až zůstávají ve stavu „nevyřešeno“ dny, týdny i měsíce.

Dát si jako první na řadu maličkosti produktivitě nepomůže, naopak je lepší začít čerstvý s náročnější prací. Vědci zjistili, že vůle má omezené hranice a postupem dne klesá. Takže pro mozek je mnohem lepší dělat těžší úkoly hned po ránu, kdy se více soustředíme.

4) Okamžité odpovídání na e-maily

Elektronická pošta je dobrý sluha, ale zlý pán. Neustálé kontrolování aktuálních notifikací a e-mailové schránky zdržuje a odvádí od práce. Přeskakování mezi úkoly a kontrolou mailů rozhodně vaší produktivitě nepřispěje.

Vypněte si proto upozornění na příchozí poštu a nechte si na e-maily jen dílčí pravidelné časy. Stačí tedy, když e-maily budete kontrolovat třeba dvakrát až třikrát za den.

5) Neustálá kontrola sociálních sítí

Podobně jako u e-mailů je to i u uživatelských účtů na sociálních sítích a notifikací o nových příspěvcích. Určitě jste také zažili, že si říkáte: „Ještě si tedy přečtu tenhle status a pak už konec.“ Končívá po hodině zbytečného brouzdání a pročítání sousty nedůležitých věcí.

Ale jak podotýkají i odborníci, „vcucne“ vás to ani nevíte jak. A přitom o nic nepřijdete. Když chcete pracovat, na Facebook a Twitter zapomeňte. I zde platí rada o vypnutí notifikací, což obvyklé prohlížeče umožňují velmi snadno.

6) Telefon pořád u sebe

Také nosíte mobil pořád s sebou? Na schůzky, jednání nebo i na toaletu? Opravdu ho potřebujete? Zděsíte se, když najednou nevíte, kde přesně se váš mobil nachází? Není to tak, že vás spíš obtěžuje a ruší od práce?

Studie z roku 2015 v časopise Journal of Experimental Psychology popisuje příklad, kdy lidé pracující na určitém náročném úkolu byli vyrušeni textovou zprávou či telefonátem. V ten moment byla jejich pozornost rozptýlena a oni dokonce v následném procesu odpovídali špatně či řešili úkoly chybně, na rozdíl od těch, kteří rozptýleni nebyli. A rozptýleni byli dokonce i ti, kdo na SMS či telefonát nereagovali.

Je mnoho způsobů, jak se závislosti na mobilu zbavit. Nejjednodušší způsob je ho vypnout nebo alespoň přepnout do tichého režimu, případně odložit během práce někam stranou. Případně si zkuste nainstalovat aplikaci Forest.

7) Surfování po internetu

I další nešvar už jste museli zažít. Něco hledáte a končíte tím, že klikáte na další a další související články. Tak vězte, že provozujete aktivitu, jež vám krade čas snad nejvíc.

Je to bohužel stinná stránka všech prací, které vyžadují, abyste brouzdali po internetu. Lze to pochopit, když už máte splněno nebo máte pauzu na oběd. Ale v momentě, kdy potřebujete a musíte pracovat, je to zhoubné.

Tento zlozvyk má dokonce již svůj název: černá díra brouzdání (black hole browsing).

Schéma tzv. černé díry brouzdání po internetu. Zdroj: HubSpot Sales Blog

8) Vynechání oběda

Myslíte si, že ušetříte čas a místo oběda budete pracovat? Oběd u počítače či na pracovišti z vás udělá asociály. Nehledě na to, že to je škodlivé pro vaše myšlení, kreativitu, produktivitu i tělo. Smutné je, že si to moc lidí neuvědomuje. V USA jde na oběd jen každý pátý člověk.

Někdy to může být i z objektivních důvodů, kdy jde o důsledek kancelářské kultury nebo obtížného úkolu, který musí být udělán.

Ale i v tomto případě vědci zjistili, že přestávka uprostřed pracovní doby se vyplatí. Na oběd prostě běžte ven, mezi lidi a odpočiňte si od práce. Pomůže vám to nabrat sílu a inspiraci, nemluvě o tom, že při obědě s kolegy můžete probrat i řadu pracovních věcí.

9) Neposlouchání

Tento zlozvyk se vymstí. Někdo si myslí, že když věnuje napůl pozornost i svému okolí, je to v pořádku. Mýlí se. Nabízí se otázka, koho budete poslouchat, když kolem vás poplyne více rozhovorů. Nebo když na vás někdo bude mluvit, zrovna když vám přišel e-mail či zazvonil telefon.

A položte si otázku: na co se soustředíte na mítinku či schůzce, kdy máte před sebou otevřený notebook nebo chytrý telefon?

Dělení pozornosti mezi víc činností je velkou chybou. Pokud vám kolega něco říká, tak k tomu má důvod, poslouchejte ho, později vám mohou informace chybět. Nemluvě o tom, že se vám to může hodit i v normálním životě.

10) Říkání „ano“ každé schůzce

Opravdu musíte být u všeho osobně? Neztrácejte čas na schůzkách, které jsou pro vás zbytečné. Nic nenaruší pracovní proces tak jako mítink, obzvlášť ten nepotřebný.

Ukazuje se, že lidé v průměru stráví zbytečně 31 hodin každý měsíc na schůzkách. Zbytečné jsou ty, kdy třeba ten, kdo je svolal, není vůbec připravený.

Jak tedy získat svých ztracených 31 hodin zpět?

• Ujistěte se, že jste na schůzce, která se bez vás neobejde a vám se účast vyplatí.
• Pokud jste ten, kde schůzku svolává, ujistěte se, že jste v pozvánce poslali i scénář, o čem hodláte jednat.
• Máte-li schůzky, pak si je zkuste dávat pohromadě do jednoho dne, abyste strávili pracovní dobu efektivně.

Kdy lidé nejčastěji dělají víc věcí najednou

11) Multitasking

Multitasking neboli umění dělat více věcí najednou je něco, bez čeho se prý v dnešním světě nelze obejít.

Ale studie ukazují, že je to naopak něco, co snižuje naši efektivitu a produktivitu.

Ztráty plynoucí z chyb způsobených multitaskingem v globální ekonomice se odhadují na zhruba 450 miliard dolarů ročně.

Prý jen dvě procenta populace umí dělat více věcí najednou. Z těch zbylých 98 procent je naopak 40 procent méně produktivních a chybuje o více než 50 procent častěji.

Každopádně zbavit se zvyku dělat víc věcí najednou není za tak obtížné. Už předchozí body 5 a 6 by vám v tom mohly pomoci. Nebo stačí jednoduché pravidlo zákazu notebooků a mobilů na schůzkách.

Důsledky multitaskingu. Zdroj: Fuze & Visual.ly

Pokud nemáte to štěstí, nedělejte víc činností naráz. Ani jednu totiž neuděláte pořádně.

12) Hraní si s telefonem před spaním

A mobilů se týká i závěrečný zlozvyk. Mnoho z nás to dělá, že si ještě před spaním projdou maily, podívají se na Facebook, Instagram nebo na Twitter. Nicméně z původní krátké kontroly se mnohokrát stane 20 minut, půlhodina či celá hodina.

A teď si představte, o kolik víc spánku byste získali, kdybyste si lehli a jen zhasli světlo, aniž byste si na mobil vzpomněli. Nemluvě o samotné kvalitě spánku. Což již nyní dokazují četné studie, podle nichž i krátké koukání na displej mobilů jeho kvalitu snižuje (i když ho mají dostatek).

V podstatě jde přitom o normální chování našeho těla. V momentě, kdy náš mozek vnímá světlo či tmu, řídí produkci hormonu melatonin, který podporuje spánek. Jenže světlo LED displeje je velmi často podobné tomu dennímu, takže mozek si myslí, že je ještě den a produkci melatoninu pozdržuje. Tím pádem jsme vzhůru déle.

Kvalitě spánku, a tedy i odpočinku mobilem rozhodně nepřidáte. Nejjednodušší cesta, jak z toho ven? Kupte si budík a mobil nechávejte v jiné místnosti, než spíte. Nic důležitého vám určitě neuteče a kvalita všeho spánku se zvýší.

Článek původně vyšel na blogu HubSpot.com a byl inspirován textem, který vyšel na portálu HelloWorld.cz.